Politique de confidentialité de Médicibis

L’engagement de MÉDICIBIS envers ses clients

MÉDICIBIS prend votre vie privée au sérieux. La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») détaille la façon dont vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués par MÉDICIBIS.

MÉDICIBIS est fière de son engagement envers la protection de vos renseignements personnels et de sa transparence. Pour toute question au sujet de la présente Politique de confidentialité ou toute préoccupation relative à la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous à info@médicibis.ca.

La présente Politique de confidentialité se fonde sur la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et sur les lois provinciales pertinentes portant sur la collecte, l’utilisation et la protection des renseignements médicaux, comme la loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario.

Pour vous offrir des produits et des services tout en se conformant aux lois et règlements applicables, MÉDICIBIS doit avoir connaissance de certains de vos renseignements personnels.

Vous avez le droit de savoir comment MÉDICIBIS recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels et de les corriger s’ils sont erronés. Vous pouvez avoir la certitude qu’au mieux de sa capacité, MÉDICIBIS veillera à ce que vos renseignements personnels demeurent exacts, confidentiels et sécurisés.

Mode de collecte et d’utilisation de vos renseignements personnels

MÉDICIBIS ne recueille, n’utilise et ne divulgue des renseignements personnels qu’à des fins jugées raisonnables dans les circonstances, et uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ses services. Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, de ses représentants autorisés ou d’autres organismes de formation médicale, de délivrance de permis, de réglementation ou de vérification des titres de compétences. MÉDICIBIS n’utilise que des méthodes justes et légales pour recueillir des renseignements personnels.

L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité ou autrement mentionnées au moment de la collecte. MÉDICIBIS ne vend pas, n’échange pas, ne troque pas et ne divulgue pas contre contrepartie des renseignements personnels qu’elle a obtenus.

MÉDICIBIS n’utilise vos renseignements personnels qu’aux fins suivantes :

1. Pour traiter votre demande d’inscription et déterminer votre admissibilité à ses produits et services ;
2. Pour vérifier votre déclaration médicale, votre identité et les autres documents que vous lui fournissez ;
3. Pour vous offrir des produits et services et mieux comprendre vos besoins en la matière ;
4. Pour procéder au traitement du paiement de ses produits et services ;
5. Pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires ;
6. À d’autres fins compatibles avec ces objectifs.

Parce que MÉDICIBIS estime votre confiance, elle ne sollicitera de votre part que les renseignements personnels dont elle a besoin. S’il advient toutefois qu’elle vous en demande d’autres, la raison vous en sera donnée.

Périodes et destinataires de la divulgation de vos renseignements personnels

Lorsque MÉDICIBIS divulgue des renseignements personnels à des organismes qui fournissent des services en son nom, elle exige de ces organismes qu’ils ne les utilisent que dans le but de fournir des services à MÉDICIBIS ou à la personne concernée et qu’ils se dotent de mécanismes de protection adaptés pour protéger ces renseignements personnels.

MÉDICIBIS peut divulguer vos renseignements personnels :

1. aux particuliers ou aux organisations qui sont ses fournisseurs de services ;
2. aux particuliers ou aux organisations qui participent à l’entretien, à l’examen et au développement de ses procédures, infrastructures et systèmes opérationnels, y compris la mise à l’essai ou la mise à niveau de ses systèmes informatiques.

Notez que, dans certaines circonstances, MÉDICIBIS peut être autorisée ou tenue, en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, de divulguer des renseignements personnels sans consentement. Ces circonstances sont les suivantes :

1. Une loi, une cour, un organisme administratif ou un tribunal gouvernemental l’exigent ;
2. MÉDICIBIS croit raisonnablement qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe identifiable ;
3. Pour établir ou recouvrer des sommes dues à MÉDICIBIS ;
4. Pour permettre à MÉDICIBIS d’intenter des recours judiciaires ou de limiter les dommages qu’elle pourrait subir.

Un dossier est conservé chaque fois que des renseignements personnels sont divulgués. Il indique la nature de la divulgation, la date et l’identité de la partie à laquelle la divulgation a été faite, à condition toutefois que des dossiers individuels de divulgation ne soient pas conservés pour des procédures régulières ou courantes comme le transfert de renseignements personnels aux entreprises agissant à titre de mandataires de MÉDICIBIS.

Consentement

En fournissant des renseignements personnels à MÉDICIBIS, vous consentez à ce qu’elle puisse recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité et à tout document que vous avez signé ou remis à MÉDICIBIS. Sauf autorisation en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, de la présente Politique de confidentialité ou de tout document que vous avez signé ou remis à MÉDICIBIS, MÉDICIBIS ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne communiquera pas vos renseignements personnels sans votre consentement.

Vous pouvez refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels à votre sujet, ou retirer ledit consentement à tout moment en donnant à MÉDICIBIS un préavis raisonnable, pourvu que votre refus ou retrait de consentement ne limite pas la capacité de MÉDICIBIS à fournir ses services et à respecter les lois applicables concernant les renseignements personnels en sa possession et ne limite aucun des droits dont MÉDICIBIS jouit en vertu de la présente Politique de confidentialité ou de documents que vous avez signés et/ou remis à MÉDICIBIS. Si vous refusez de donner votre consentement, il se peut que vous ne soyez pas admis à devenir client de MÉDICIBIS.

Si vous ne voulez pas que MÉDICIBIS communique avec vous par courriel, par la poste ou par téléphone ni qu’elle partage vos renseignements personnels avec d’autres partenaires de MÉDICIBIS, vous pouvez prendre les dispositions nécessaires auprès des bureaux de MÉDICIBIS sous réserve des droits que MÉDICIBIS peut avoir de divulguer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables, de la présente Politique de confidentialité ou de tout document que vous avez signé et/ou remis à MÉDICIBIS dans le cadre de la présente Politique de confidentialité.

Changements apportés à la présente Politique de confidentialité

De temps à autre, MÉDICIBIS peut apporter des changements à la présente Politique de confidentialité pour mieux tenir compte des lois ou des pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels, dans le cours normal de ses activités ou pour mieux vous servir. Vous comprenez et acceptez qu’il vous incombe de vérifier périodiquement les éventuels changements à la présente Politique de confidentialité. Dans l’éventualité où MÉDICIBIS apporterait un changement important à la présente Politique de confidentialité, elle déploiera des efforts raisonnables pour attirer votre attention sur ces changements.

Exactitude de vos renseignements personnels

Bien que MÉDICIBIS fasse en sorte que les renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet soient exacts, complets et à jour, elle ne met pas régulièrement à jour vos renseignements personnels, sauf en cas de besoin. Il vous incombe donc d’informer rapidement MÉDICIBIS de tout changement apporté à vos renseignements personnels. MÉDICIBIS vérifiera ponctuellement les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de son processus habituel de vérification des clients ou de service à la clientèle. Cette procédure peut inclure la vérification d’autres éléments de vos renseignements personnels auprès d’intervenants associés.

Si vous croyez que des renseignements personnels figurant dans vos dossiers sont inexacts, MÉDICIBIS vous en facilitera l’accès, la vérification et la mise à jour. Si des renseignements personnels inexacts ont été fournis à des tiers, MÉDICIBIS leur transmettra les renseignements corrigés, au besoin.

Si MÉDICIBIS n’accepte pas de modifier vos renseignements personnels, vous pouvez contester sa décision. Elle prendra note de cette contestation et, au besoin, en fera part aux tiers qui possèdent également ces renseignements personnels.

Conservation de vos renseignements personnels

MÉDICIBIS ne conserve vos renseignements personnels que dans la mesure où ils sont nécessaires pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La période pendant laquelle MÉDICIBIS conserve vos renseignements personnels varie selon l’objet de la collecte et la nature des renseignements. Cette période peut se prolonger au-delà de la fin de votre relation avec MÉDICIBIS, mais elle ne durera que le temps nécessaire pour que MÉDICIBIS détienne suffisamment de renseignements pour répondre à tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis aux fins établies, des procédures sont en place pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir en formulaires anonymes.

À l’heure actuelle, MÉDICIBIS détient principalement vos renseignements personnels en Ontario, au Canada. Elle utilise des installations de stockage numérique agréées, sécurisées et hors site, situées au Canada et qui ne transmettent ni ne stockent de données à l’extérieur du Canada.

Accès à vos renseignements personnels

MÉDICIBIS vous permet d’accéder à vos renseignements personnels et de les consulter. Elle répondra à une demande d’accès dans un délai raisonnable et généralement dans les trente (30) jours suivant la demande.

Vous pouvez consulter vos renseignements sur votre compte en ligne. Pour examiner d’autres renseignements personnels que MÉDICIBIS possède à votre sujet, il suffit de présenter une demande écrite à l’agent de protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels seront récupérés dans vos dossiers chez MÉDICIBIS et seront normalement produits dans les trente (30) jours suivant votre demande. Il peut arriver que des frais soient exigés pour la récupération d’une liste complète de renseignements personnels, auquel cas vous en serez avisé, ce qui vous permettra de retirer votre demande au besoin.

Si vous souffrez une déficience sensorielle et le signalez lors de votre demande, MÉDICIBIS vous donnera accès à vos renseignements personnels dans un autre format, le cas échéant. Si nécessaire et raisonnablement réalisable, elle convertira les renseignements personnels en un autre format.

Il se peut que MÉDICIBIS ne soit pas toujours en mesure de vous fournir vos renseignements personnels sous son contrôle. Par exemple, elle ne vous fournira pas de renseignements personnels sous son contrôle si :

1. ils peuvent nuire aux activités d’application de la loi et aux autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions, ou les gêner ;
2. ils peuvent entraîner la divulgation de renseignements personnels, y compris des opinions, à propos d’une autre personne ou d’une personne décédée ;
3. ils peuvent entraîner la divulgation de secrets commerciaux ou d’autres renseignements commerciaux confidentiels ou exclusifs de MÉDICIBIS ;
4. ils peuvent interférer avec des négociations contractuelles ou autres de MÉDICIBIS ou d’un tiers ;
5. ils ne se récupèrent pas facilement, le coût de production à votre intention étant disproportionné par rapport à leur nature ou à leur valeur ;
6. ils n’existent pas, ne sont pas sous la garde de MÉDICIBIS ou que MÉDICIBIS ne parvient pas à les trouver ;
7. ils sont assujettis au secret professionnel de l’avocat, au privilège relatif aux litiges ou à tout autre privilège juridique.

Si MÉDICIBIS rejette votre demande d’accès à des renseignements personnels, elle vous en donnera la raison, sauf si la loi le lui interdit. Vous pouvez contester cette décision.

Une fois que vous détenez les renseignements personnels, il vous reste à vérifier leur exactitude et à indiquer s’il y a lieu d’apporter des corrections. Si des documents justificatifs appropriés sont fournis, MÉDICIBIS corrigera ses dossiers ou prendra note des différences. Si des renseignements personnels ont été fournis à des tiers, MÉDICIBIS leur transmettra les renseignements corrigés ou les différences, au besoin.

Sécurité de vos renseignements personnels

MÉDICIBIS, son personnel et ses partenaires s’engagent à protéger la sécurité des renseignements personnels que vous choisissez de lui communiquer.

MÉDICIBIS a nommé un agent de protection des renseignements personnels, qui est également membre de la haute direction. L’agent de protection des renseignements personnels est chargé de coordonner tous les aspects de la protection de la vie privée et du respect de la présente Politique de confidentialité. Vous pouvez communiquer avec l’agent de protection de la vie privée de MÉDICIBIS à info@medicibis.ca.

Bien que la haute direction de MÉDICIBIS soit chargée de la protection des renseignements personnels sous son contrôle, elle délègue la responsabilité quotidienne à d’autres membres de l’entreprise. Chaque employé de MÉDICIBIS, comme condition à son maintien en poste, assume la responsabilité de protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. Cette obligation reste en vigueur même après qu’un employé a quitté MÉDICIBIS. Les fournisseurs de services à MÉDICIBIS, comme les entreprises de commerce électronique et de vérification des titres de compétences, ne peuvent pas remplir leurs fonctions sans signer des contrats les obligeant à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont confiés.

MÉDICIBIS dispose également de contrôles exhaustifs pour assurer la sécurité de ses activités et de ses systèmes d’information :

1. L’accès physique aux zones où des renseignements personnels sont recueillis, traités ou conservés est réservé aux employés autorisés ;
2. Des contrôles appropriés sont en place pour les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données, et ces contrôles sont examinés de façon continue afin d’assurer la conformité aux politiques de sécurité et de protection des renseignements personnels de MÉDICIBIS ;
3. MÉDICIBIS détruit ou efface tous les renseignements personnels qui ne sont plus utiles ;
4. Lorsque des renseignements personnels sont détruits ou effacés, MÉDICIBIS s’assure qu’il n’y a aucun accès non autorisé.

Renseignements non personnels

Les renseignements non personnels sont des renseignements qui ne peuvent pas servir à vous identifier, comme les renseignements sur le navigateur et les données de programme qui enregistrent les choix de page du site Web.

Le site Web de MÉDICIBIS peut utiliser des « témoins », ou cookies, pour recueillir des renseignements personnels vous concernant, afin d’aider MÉDICIBIS à vous offrir des produits et services de manière plus adaptée. Les témoins sont de petits fichiers textes envoyés à votre navigateur à des fins de référence. Ils permettent au serveur de MÉDICIBIS de vous reconnaître lorsque vous retournez sur son site Web et de retenir vos préférences. Si vous ne souhaitez pas recevoir de témoins, consultez le menu d’aide de votre navigateur pour désactiver l’utilisation de témoins.